Bahasa Inggris Rapat
Contoh surat undangan rapat sekolah dalam bahasa Inggris
Biasanya, sekolah mengirimkan surat undangan rapat untuk orang tua untuk berbagai kepentingan. Misalnya, undangan rapat tentang ujian akhir semester. Simak contoh surat undangan rapat sekolah dalam bahasa Inggris tentang ujian akhir semester yang ditujukan untuk orang tua murid di bawah ini!
Pelajari Kalimat yang Digunakan dalam Rapat
Terdapat kalimat yang sering digunakan dalam rapat, nah agar kamu mengerti arti dan dapat mengimplementasikan, lebih baik dipelajari dahulu. Contoh:
Ketika ingin menambahkan sesuatu ke dalam rapat:
Baca Juga: Tips Lancar Komunikasi Bisnis dalam Bahasa Inggris
Tuliskan Tanggal dan Jam Rapat dengan Spesifik
Saat menulis tanggal, pastikan untuk mencantumkan hari dalam seminggu, tanggal numerik, dan bulan.
Jika rapat dilakukan secara online dan berada di zona waktu yang berbeda dengan penerima, sebutkan hal ini dalam email.
Sertakan tautan ke situs konversi zona waktu untuk memudahkan penerima mengkonversi waktu ke zona waktu mereka.
Jangan lupa untuk spesifikkan durasi rapat, termasuk waktu mulai dan selesai. Hal ini sangat penting untuk rapat yang berlangsung lebih dari satu jam.
Ini bertujuan agar peserta dapat merencanakan hari kerja mereka dengan lebih baik. Berikut contohnya:
"I am looking forward to meeting with you on Monday, October 16th, at 10 am. The meeting will last for one hour."
"Please join us for the meeting on Thursday, July 22nd, at 3 pm. The meeting is scheduled to end by 4:30 pm."
Saya menantikan pertemuan dengan Anda pada hari Senin, 16 Oktober, pukul 10 pagi. Rapat akan berlangsung selama satu jam.
Silakan bergabung dengan kami untuk rapat pada hari Kamis, 22 Juli, pukul 3 sore. Rapat dijadwalkan berakhir pada pukul 4:30 sore.
Tambahkan Tautan atau Lokasi Rapatnya
Jangan ragu untuk langsung menyebutkan tujuan rapat. Ini memastikan semua peserta memahami bagaimana mereka dapat berkontribusi aktif.
Berikan poin-poin kunci yang akan dibahas dan item tindakan yang perlu dilakukan.Jika rapatnya kompleks, pertimbangkan untuk memecah tujuan menjadi tugas-tugas kecil.
Sediakan juga sumber daya yang dibutuhkan oleh anggota tim untuk mencapai tujuan tersebut. Berikan dukungan dan dorongan, serta jelaskan timeline dan tenggat waktunya dengan jelas.
Berikut adalah contohnya:
Baca Juga: 7 Contoh Personal Letter untuk Guru dalam Bahasa Inggris
Bagaimana Cara Menulis Surat Undangan Rapat Bahasa Inggris
Berikut adalah tips menulis surat undangan rapat Bahasa Inggris ala MinDi:
Nama Pengirim dan Tanda Tangan
Nama pengirim dan tanda tangan perlu dicantumkan sebagai bukti bahwa undangan rapat bahasa Inggris tersebut memang dikirim oleh pihak resmi yang bersangkutan.
Belajar Istilah Bahasa Inggris dalam Rapat
Agar kamu terlihat memahami maksud dan tujuan dari rapat tersebut, ada baiknya kamu mulai dari mengerti istilah-istilahnya.
Jika kamu harus mengikuti rapat yang mengharuskan kamu membawa materi, persiapkan dengan baik. Karena kamu akan mempresentasikan materi tersebut dalam bahasa yang bukan bahasa sehari-hari kamu. Jadi ada kemungkinan kamu akan merasa kagok atau tidak terbiasa.
Persiapkan dulu draft dari materi yang akan kamu presentasikan. Kemudian dari sana kamu bisa mempersiapkan catatan dari apa yang akan kamu jelaskan dalam bahasa Inggris. Jadi mencegah bahasa Inggris kamu terlihat tidak lancar, ada baiknya kamu siapkan catatan terlebih dahulu.
Nomor Surat, Perihal, dan Lampiran
Tiga hal ini penting baik bagi pihak perusahaan maupun penerima undangan meeting bahasa Inggris. Nomor surat perlu dituliskan untuk pengarsipan data perusahaan. Sedangkan perihal bertujuan untuk mempermudah penerima mengetahui tujuan dan isi dari undangan rapat bahasa Inggris tersebut. Untuk lampiran, bagian ini bertujuan untuk menuliskan jumlah berkas yang dilampirkan bersama dengan surat tersebut.
Cara Membuat Surat Undangan Rapat Bahasa Inggris
Undangan meeting bahasa Inggris tidak hanya berisi informasi dasar seperti kepada siapa undangan tersebut ditujukan, kapan, dan di mana. Tentu ada struktur penulisan yang perlu diikuti untuk tetap formal dan profesional. Gunakan template di bawah ini sebagai panduan kamu ketika membuat undangan rapat dalam bahasa Inggris!
Ciri utama surat undangan rapat bahasa inggris adalah adanya kop surat di bagian atas. Kop surat merupakan identitas resmi suatu organisasi atau perusahaan yang mengirim meeting invitation. Biasanya, kop surat berisi nama organisasi atau perusahaan, logo organisasi, alamat lengkap dan kontak person seperti nomor telepon, email, atau website. Kop surat yang berisi informasi lengkap akan membantu penerima undangan untuk mengetahui asal surat undangan rapat tersebut.
Contoh Surat Undangan Rapat Bahasa Inggris
Agar kamu bisa menulis surat undangan yang nampak efektif dan profesional, simak dulu contohnya di bawah ini! Berikut adalah 5 contoh surat undangan rapat Bahasa Inggris dari MinDi untuk referensi kamu:
Subject: Invitation to the Quarterly Business Review Meeting
Dear [Recipient's Name],
I hope this message finds you well.
We are pleased to invite you to our upcoming Quarterly Business Review Meeting. The details of the meeting are as follows:
Date: [Date] Time: [Time] Venue: [Location] Agenda:
Review of the Previous Quarter’s Performance
Strategic Initiatives and Goals for the Next Quarter
Your presence and participation are highly valued as we will be discussing critical business matters and strategies for our continued success. Kindly confirm your attendance by [RSVP Date].
Should you have any questions or need further information, please do not hesitate to contact me at [Your Contact Information].
We look forward to your valuable insights and contributions during the meeting.
[Contact Information]
Subject: Invitation to the Project Planning Meeting
Dear [Recipient's Name],
I hope this message finds you well.
We are pleased to invite you to the upcoming Project Planning Meeting. The details of the meeting are as follows:
Date: [Date]Time: [Time]Venue: [Location]
Welcome and Introductions
Overview of Project Objectives
Timeline and Milestones
Roles and Responsibilities
Risk Management Strategies
Open Discussion and Q&A
Summary and Next Steps
Your attendance and input are crucial as we will be outlining key components and strategies for the successful execution of our project. Please confirm your availability by [RSVP Date].
If you have any questions or need additional information, feel free to contact me at [Your Contact Information].
Looking forward to your valuable contributions and a productive meeting.
[Your Name][Your Position][Your Company][Contact Information]
Subject: Invitation to the Annual General Meeting
Dear [Recipient's Name],I hope this message finds you well.We are pleased to invite you to our Annual General Meeting (AGM). The details of the meeting are as follows:Date: [Date]Time: [Time]Venue: [Location]Agenda:Welcome and Opening RemarksApproval of the Minutes of the Last AGMFinancial Statements and Auditor’s ReportElection of DirectorsAppointment of AuditorsAny Other BusinessClosing RemarksYour presence is highly valued as we will be discussing significant matters pertaining to our organization's future. Please confirm your attendance by [RSVP Date].Should you have any questions or require further information, please do not hesitate to contact me at [Your Contact Information].We look forward to your participation and valuable input at the meeting.Best regards,[Your Name][Your Position][Your Company][Contact Information] Contoh #4Subject: Invitation to the Monthly Team Meeting
Dear [Recipient's Name],
I hope this message finds you well.
We are pleased to invite you to our Annual General Meeting (AGM). The details of the meeting are as follows:
Date: [Date]Time: [Time]Venue: [Location]
Welcome and Opening Remarks
Approval of the Minutes of the Last AGM
Financial Statements and Auditor’s Report
Election of Directors
Appointment of Auditors
Your presence is highly valued as we will be discussing significant matters pertaining to our organization's future. Please confirm your attendance by [RSVP Date].
Should you have any questions or require further information, please do not hesitate to contact me at [Your Contact Information].
We look forward to your participation and valuable input at the meeting.
[Your Name][Your Position][Your Company][Contact Information]
Subject: Invitation to the Monthly Team Meeting
Dear [Recipient's Name],
I hope this message finds you well.
We are pleased to invite you to our upcoming Monthly Team Meeting. The details of the meeting are as follows:
Date: [Date]Time: [Time]Venue: [Location]
Welcome and Introductions
Review of Last Month's Achievements
Ongoing Projects Update
New Initiatives and Goals
Team Feedback and Suggestions
Your attendance and input are essential as we will be discussing important updates and strategies for our team's success. Please confirm your participation by [RSVP Date].
If you have any questions or need additional information, feel free to contact me at [Your Contact Information].
Looking forward to a productive meeting with you.
[Your Name][Your Position][Your Company][Contact Information]
Subject: Invitation to the Strategic Planning Meeting
Dear [Recipient's Name],
I hope this message finds you well.
We are excited to invite you to our upcoming Strategic Planning Meeting. The details of the meeting are as follows:
Date: [Date]Time: [Time]Venue: [Location]
Welcome and Opening Remarks
Review of Current Strategy
Strategic Goals for the Next Year
Action Plans and Assignments
Your presence and insights are highly valued as we will be discussing critical strategies to shape our future direction. Kindly confirm your attendance by [RSVP Date].
Should you have any questions or need further information, please do not hesitate to contact me at [Your Contact Information].
We look forward to your valuable contributions and a successful meeting.
[Your Name][Your Position][Your Company][Contact Information]
Baca Juga: 6 Contoh Personal Letter untuk Sahabat dalam Bahasa Inggris
